首先，我们选用办公与客户管理系统来进行办公用品的购买、保管、发放管理，具体操作流程如下：
下面我们就来建立完备的购买、发放记录和用品管理档案，实现对办公用品的统一购买、保管与发放，以此规范办公用品的管理，节省开支。
1. 拟定采购计划：办公用品的采购可以安排在月末进行，这样就不会影响下月的正常办公。同时，根据月末统计的实际用量与库存情况可以切实制定采购计划，避免铺张浪费。
每月末各部门将所需办公用品清单上报至综合管理处，综合管理处则根据实际用量和库存情况制定采购计划，上报总经理批准：
在制定好采购计划后，我们可以在“收支明细”中建立帐单，就可以把计划与相关帐目关联，以后在查看采购计划时就可以查看到相应用品的收支情况。
2. 到帐金额记录：在制定采购计划时，由于在“任务成员”中加入了总经理和财务，无需专门通知，他们即可在系统主界面任务计划栏看到采购计划。采购计划批准后，综合管理处主任在财务处领取的资金就要落实到帐：
3. 支出金额记录：资金到帐后就开始购买办公用品，并按每一项物品的购买发票登记入帐，做到每一物品均有帐可查：
4. 用品设备的发放与保管：
① 发放：办公用品发放一般可安排在每月月初，这样便于发放管理。当然，我们既拟定了用品采购计划，也可制定一份用品发放计划，这样可以简化工作，提升工作效率：哪些部门已领取、由哪个人领取、物品名称、数量、规格型号、领取日期等等均可一一记录，月底时方便清点。
在办公用品发放计划的“日程安排”中新建日程，在主界面就有提醒，发放后将状态改为“完成”，就知道哪些部门已经发放。在“内容”中注明领取人、用品名称、数量、规格型号，发放情况如何一目了然，很方便哦^_^。
② 保管：我们可以按月制定用品设备管理计划，物品普查、保管可建立为日程提醒，每月工作即可轻松安排。其间如有某项设备需要维修、更换配件，可在“收支明细”中建立帐单，方便月末清点，相关的记录可在“相关资料”中建立文档，实现档案管理。
5. 月末收支统计：月末需要统计该月各项支出与总拨款是否平衡，我们当然不必将所有帐单加合，使用系统中的统计功能就可以轻松得出结论：
当我们选择统计日期后，所有支出帐单就会列在右侧，方便查询。在查账时如果需要查询某一类别的帐单，可以借助系统强大的查询功能：
6. 账本帐单的打印：如果需要打印某一账本或帐单，系统的打印功能早已为你制好了纯文本的打印格式，只需选中需要打印的那个账本或帐单即可预览打印。如果需要也可以将账本、帐单导出为Execl文件，适合某些企业的需要。
使用这款软件的计划和账本功能来管理办公用品的确很方便，但它最大的优点并不仅仅在于此，而在于办公用品管理与企业日常办公可以协同起来共同运作管理，以此打造一种全新的企业管理模式，全面提升工作效率，您不妨也来试试？（软件名称：总管家办公客户管理系统网络专业版； 免费下载地址：www.timenote.com）
